ترس از لو رفتن اطلاعات مشتریان بلقوه و بالفعل یک شرکت دغدغه بزرگی است ، اگر اطلاعاتی که شما با صرف کردن هزینه و وقت زیاد جمع آوری کرده اید به دست رقیب شما بیفتد چه اتفاقی خواهد افتاد، مطمئنا خسارت زیادی به شرکت وارد خواهد شد. ممکن است تصور کنید این گونه اتفاقات همیشه با نفوذ هکرها به نرم افزار اتفاق می افتد ، ولی معمولا اینگونه نیست ، ممکن است نارضایتی یکی از کارمندان چنین اتفاقی را رقم بزند.

با توجه به این اصل که کارمند ناراضی همیشه وجود دارد ، چطور میشود جلوی این اتفاق را گرفت ؟

– اولین اقدام تعیین سطوح دسترسی کنترل شده برای کاربران است
در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به راحتی این تنظیمات را میتوانید انجام دهید . به عنوان مثال لزومی ندارد امکان گرفتن خروجی اکسل در بسیاری از جاها به کاربران داده شود ، بهتر است امکان حذف و ویرایش اطلاعات را محدود کنید ، میتوانید امکان دسترسی به گروه های خاصی از مشتریان را به کاربران مشخص بدهید . مثلا لزومی ندارد کاربران بخشهای پشتیبانی شما به مشتریانی که در قسمت مشتریان بلقوه شما ثبت شده اند دسترسی داشته باشند .

– نکته دوم تعیین ساعات کاری برای کاربران است
قاعدتا زمانی که کاربران در محیط شرکت با نرم افزار کار میکنند امکان کمتری برای برداشتن اطلاعات و یا ایجاد اختلال دارند ،در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری میتوانید با مراجعه به منوی تنظیمات و گزینه ساعات کاری به راحتی تنظیمات لازم را انجام دهید ، میتوانید مشخص کنید از چه IP هایی و در چه ساعاتی امکان ورود به نرم افزار وجود داشته باشد . مثلا میتوانید تعیین کنید کاربر a فقط در روزهای زوج و از یک آی پی مشخص و در ساعات مشخص امکان ورود به نرم افزار را داشته باشد .

– کنترل مرتب گزارش عملکرد کاربران
در منوی کابران گزینه ای وجود دارد که عملکرد کاربران را به صورت یک گزارش نمایش میدهد ،این گزارش شامل تمام کارهایی است که کاربران در نرم افزار انجام میدهند مانند ایجاد ، ویرایش و یا حذف مشتری ، ارسال پیامک ، ارسال ایمیل و … که نکات زیادی را برای مدیر سیستم روشن میکند که ممکن است از آن غافل بوده باشد . البته موارد دیگری نیز وجود دارد ، به عنوان مثال یکی از مشتریان نرم افزار برای جلوگیری از ورود غیر مجاز به نرم افزار از دستگاههای توکِن امنیتی ( یا نشانهٔ امنیتی (Security Token) ) استفاده میکند .

و نکته آخر اینکه سعی کنید کارمند ناراضی نداشته باشید !