آیا سیستم CRM شما مناسب است؟

زمانیکه یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را انتخاب می کنید، باید به موارد متعددی توجه کنید نظیر هزینه، انعطاف پذیری برای برآورده ساختن نیازهای شما، و اطمینان حاصل کردن از این موضوع که نرم افزار مورد نظر استانداردهای سازمان شما را رعایت خواهد کرد. در زیر به چند نکته مهم خواهیم پرداخت که بوسیله آنها می توانید مطمئن شوید که سیستم CRM شما نه تنها راحت و ساده است بلکه می تواند تأثیر خوبی بر روی مشتریانتان بگذارد. این تأثیر می تواند شامل برآورده ساختن نیازهای کاربران به بهترین شکل، کاربر پسند بودن، و ترسیم دقیق بازخورد آنان باشد.

چه چیزی باعث تأثیرگذاربودن CRM می شود؟
زمانیکه اقدام به خرید نرم افزار CRM می کنید، در اولین وهله قیمت می تواند مهمترین عامل دغدغه باشد. چه قدر باید هزینه کنید تا بتوانید سیستم CRM خود را بگونه ای سفارشی سازید که استفاده از آن برای کاربرانتان راحت باشد؟ اگر برای سفارشی سازی گزینه های متعدد و هزینه های بی پایان و پنهان وجود دارد، این احتمال بوجود خواهد آمد که شما با کاربرانتان به شیوه ای مثبت و مقرون به صرفه ارتباط برقرار کنید. شما برای اینکه بتوانید با استفاده از سیستم CRM نیازهای سازمانتان را بر طرف کرده و نیز آنقدر واقع بین باشید که با بودجه موجود اقدام کنید، باید سیستم های مختلفی را مورد بازبینی قرار دهید.
یکی دیگر از مواردی که باید هنگام خرید نرم افزار CRM به آن توجه داشته باشید این است که نگهداری این سیستم تا چه حد سهل و آسان است. شما نباید تمام وقتتان را برای نگهداری سیستم هدر داده و بازخورد کاربرانی که سعی در حفظ آنها دارید را سهواً نادیده بگیرید.

آیا استفاده از سیستم شما دشوار است؟
مهمترین چیزی که کاربران نهایی در یک سیستم CRM به دنبال آن هستند، سهولت در استفاده است. نرم افزار CRM ای که بیش از حد پیچیده باشد فقط کاربران را اذیت کرده و آنان را فراری خواهد داد و نهایتا باعث خواهد شد که همه تلاشهای شما بی ثمر بماند. بنابراین این مساله مهم است که بتوانید ترکیب مناسبی از گزینه های سفارشی سازی و مدیریت زمان را بدست آورید. مسلما هیچ کس خواهان این نیست که ساعتها پشت سیستمش نشسته و به دنبال پاسخ سوالهایش باشد. با این حال، آن دسته از کاربرانی که مصرانه به دنبال آن هستند که به خود کمک کنند و قادر به انجام آن نیستند، دسترسی به کمک بسیار راحت خواهد بود.
کاربران CRM را با فرآیندهای بیش از حد پیچیده فراری ندهید. فرآیندهایی را ایجاد کنید که اولا شهودی بوده و ثانیا نیازمند صرف هزینه و انرژی ذهنی فراوانی از سوی کاربران نباشد. بهترین حالت این است که شما CRM ای داشته باشید که فرآیندهای پیچیده کسب و کار را با یک واسط ساده و راحت اجرا نماید. شاید این کار کمی پیچیده به نظر آید، اما گزینه های فراوانی در دسترس شما است که با نیازهای شما همخوانی دارد.

اگر سیستم بر روی شما تأثیرگذار باشد، شما خواهید فهمید
بازگشت سرمایه (ROI) راحتترین روشی است که می توانید تشخیص دهید که سیستم CRM برای شما اثرگذار بوده یا خیر. بازگشت سرمایه را قبل و بعد از پیاده سازی سیستم مورد ارزیابی قرار دهید تا تشخیص دهید که آیا سیستم کار خود را به خوبی انجام داده است یا خیر. اگر بازگشت سرمایه استانداردهایی را که پیش از فرآیند پیاده سازی تعریف شده بود برآورده نمی ساخت، گزینه های سفارشی سازی را بگونه ای اصلاح نمایید تا به حالت بهینه و ایده آل دست پیدا کنید.
پذیرش و نوع بازخورد نیز می تواند معیار مناسبی باشد. اگر کاربران سیستم موجود را دوست ندارند، یا از آن استفاده نخواهند کرد و یا تنها از مشکلات آن ابراز نارضایتی خواهند کرد. به پیشنهادات آنها گوش دهید، به خصوص آن دسته از افرادی که با سیستم زیاد کار می کنند. این مسائل خط مشی های ساده ای هستند، اما زمانی مفید به نظر خواهند رسید که شما از آنها هنگام تشخیص اثرگذار بودن سیستم بر روی کاربران استفاده کنید.